Digitales Dokumenten Management

Vom analogen zum digitalen Dokumentenmanagement mit einer zusätzlichen Implementierung eines digitalen Archivs und einer zentralen digitalen Poststelle

Um die Dokumentenflut im täglichem Verwaltungsbetrieb zeitgemäß und effektiv bewältigen zu können, bieten wir Ihnen die neuartige Plattform des digitalen Dokumentenmanagement.

 

  • modernen Umgang mit Informationen in Form von digitalisierten Dokumenten, Daten, Tabellen, Fotos usw.
  • Es wird nicht mehr mit Papier gearbeitet
  • Alle Daten werden digital verarbeitet, abgespeichert und versendet
  • Das physische Büro wird digitalisiert

 

Damit Informationen effizienter verwaltet, integrale Prozesse automatisiert, Verwaltungsaufwand reduziert, Verbesserung der Wirtschaftlichkeit erzielt, eine Optimierung für den Nutzer / Mitarbeiter dazu führt, dass die Produktivität und Qualität der Arbeit gesteigert wird, was letztendlich zur Wertschöpfungssteigerung und somit den Kerngeschäft zu gute kommt, setzen wir deshalb auf das nachhaltige digitale Dokumentenmanagementsystem.

 

Die Zeit ist reif für eine Lösung, die den aktuellen und auch allen zukünftigen Anforderungen entspricht.

Die Umstellung erfolgt im laufendem Geschäftsbetrieb und ist sofort anwendbar und einsatzfähig. Zudem ermöglicht die einfache Digitalisierung unterschiedlicher Abteilungen Synergetische Effekte die zu einer ganzheitlichen Leistungssteigerung des Kerngeschäfts beiträgt.

 

Die neue Art der Dokumentenverfügbarkeit ermöglicht einfache und problemlose Prozessübergreifende Nutzerinteraktionen ohne die bestehenden Prozesse negativ zu beeinflussen. Die Ausgabe in verschiedenen Dateiformaten und Medien, die Verfügbarkeit auf verschiedenen Zielgeräten, das dezentrale Erfassen an verschiedenen Standorten und das standortunabhängige Zugreifen der Daten/ Dokumente sind problemlos möglich.

Ihr momentanes Problem:

 

  • Vorhandenes Fachwissen wird nicht genutzt sondern gelagert
  • die Suche nach abgelegten Dokumenten ist sehr zeitintensiv
  • Hoher Platzverbrauch für Dokumentenlagersysteme
  • mangelhafte Umweltfreundlichkeit durch hohen Materialkosten
  • fehlender Wissensaustausch zwischen Kollegen und Abteilungen
  • Betriebsblindheit durch „eingefahrene“ Arbeitsabläufe

 

Ziel:

 

  • Ein schneller, sicherer und lückenloser Zugriff auf Dokumente und Daten
  • Arbeitsprozesse optimieren
  • Steigerung der Mitarbeiterbedürfnisse

 

Vorteile:

 

  • einfaches Auffinden durch digitale Aktenablagestruktur
  • Minimierung der Lager- und Verwaltungskosten
  • Steigerung des Nutzens eines elektronischen Archivsystems
  • Sichere Aufbewahrung in dem internen EDV Rechenzentrum
  • Erhöhte Datensicherheit durch redundante Speicherung
  • Rechts- und revisionssichere Archivierung für die Erfüllung nationaler und internationaler Standards

 

Verbindung zur digitalen Poststelle

 

Die zentrale Poststelle stellt ein unverzichtbares Instrument für die Durchführung des digitalen Dokumentenmanagements da. Sie dient als zentrale Anlaufstelle zwischen Sender um Empfänger von Daten als die Schaltzentrale zwischen der analogen und digitalen Arbeitsformen. Somit ist Sie ein Vermittler zwischen veralteter und moderner Dokumenten-Management-Systeme. Für die nächsten Jahre wenn nicht Jahrzehnte wird sie eine wichtige Rolle zum Schritt in die Zukunft darstellen.

 

 

Gerne überzeugen wir Sie bei einem persönlichem Gespräch über die Vorteile und die mögliche Umsetzung im laufendem Betrieb.

 

Prozessanalyse

Personal- und Materialbedarf

Schwachstellenanalyse

Ergebnis

Erfassung von Dokumenten

Dokumentenversand & Weiterleitung

An interne Mitarbeiter

An externe Empfänger

Auf dem Postweg

Dokumentenarchivierung

EDV-Dokumente

Papierdokumente

Dokumentenarchivierung Analog

Dokumentenzugriff

Betrieb nach Einführung

 


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