Digitale zentrale Poststelle

Vom analogen zum digitalen zentralen Poststelle mit einer zusätzlichen Implementierung eines digitalen Archivs und eines digitalen Dokumentenmanagementsystems

Wir bieten Ihnen:

Implementierung einer zentralen digitalen Poststelle (zdP)

 

Im Zuge der Dokumentendigitalisierung und der einhergehenden ausschließlichen Bearbeitung von Daten und Dokumenten im digitalen Zustand durch die Mitarbeiter, ist der Einsatz einer zentralen Poststelle als Anlaufstelle für den analogen Empfang und Versandt von Dokumenten ein notwendiger Prozess in der Ablauforganisation.

 

Ziel:

  • Ein schneller, zukunftsorientierter und ggf. dezentraler Zugriff auf Dokumente und Daten
  • Arbeitsprozesse optimieren
  • reibungsloser Prozess- Arbeitsablauf
  • Synergien besser nutzen
  • Informationsaustausch optimieren
  • Mehrwert durch verbesserte Arbeitsabläufe
  • Einheitliche Programmverwendung

 

 

Vorteile:

 

  • einfaches Auffinden durch digitale Aktenablagestruktur
  • Minimierung der Lager- und Verwaltungskosten
  • Steigerung des Nutzens eines elektronischen Archivsystems
  • Sichere Aufbewahrung in dem internen EDV Rechenzentrum
  • Erhöhte Datensicherheit durch redundante Speicherung
  • Rechts- und revisionssichere Archivierung für die Erfüllung nationaler und internationaler Standards

 

Verbindung zum digitalem Dokumentenmanagement

 

Die zentrale Poststelle stellt ein unverzichtbares Instrument für die Durchführung des digitalen Dokumentenmanagements da. Sie dient als zentrale Anlaufstelle zwischen Sender um Empfänger von Daten als die Schaltzentrale zwischen der analogen und digitalen Arbeitsformen. Somit ist Sie ein Vermittler zwischen veralteter und moderner Dokumenten-Management-Systeme. Für die nächsten Jahre wenn nicht Jahrzehnte wird sie eine wichtige Rolle zum Schritt in die Zukunft darstellen.

 

Gerne überzeugen wir Sie bei einem persönlichem Gespräch über die Vorteile und die mögliche Umsetzung im laufendem Betrieb.

Prozessanalyse

Personal- und Materialbedarf

Schwachstellenanalyse

Ergebnis

Erfassung von Dokumenten

Dokumentenversand & Weiterleitung

An interne Mitarbeiter

An externe Empfänger

Auf dem Postweg

Dokumentenarchivierung

EDV-Dokumente

Papierdokumente

Dokumentenarchivierung Analog

Dokumentenzugriff

Betrieb nach Einführung


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