Elektronische Dokumentenarchivierung

Vom analogen zum digitalen Archiv mit einer zusätzlichen Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems  und einer zentralen digitalen Poststelle

Wir bieten Ihnen:

Analoges Archiv – Digitalisierungskonzept

 

Ziel:

 

  • Ein schneller, sicherer und lückenloser Zugriff auf Dokumente und Daten
  • Arbeitsprozesse optimieren
  • Steigerung der Mitarbeiterbedürfnisse

Vorteile:

 

  • Einfaches Auffinden durch Übernahme der Aktenablagestruktur
  • Minimierung der Lager- und Verwaltungskosten
  • Steigerung des Nutzens eines elektronischen Archivsystems
  • Sichere Aufbewahrung in dem internen EDV Rechenzentrum
  • Erhöhte Datensicherheit durch redundante Speicherung
  • Rechts- und revisionssichere Archivierung für die Erfüllung nationaler und internationaler Standards

Grundsätze:

 

  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
  • Alle ändernden Aktionen nachvollziehbar protokollieren
  • Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können
  • Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden

Gerne überzeugen wir Sie bei einem persönlichem Gespräch über die Vorteile und die mögliche Umsetzung im laufendem Betrieb.

 

Prozessanalyse

Personal- und Materialbedarf

Schwachstellenanalyse

Ergebnis

Erfassung von Dokumenten

Dokumentenversand & Weiterleitung

An interne Mitarbeiter

An externe Empfänger

Auf dem Postweg

Dokumentenarchivierung

EDV-Dokumente

Papierdokumente

Dokumentenarchivierung Analog

Dokumentenzugriff

Betrieb nach Einführung


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E-Mail